在商业活动的动态进程中，合同虽为基石，但并非总能按计划履行。突发的外部环境剧变、难以预见的内部经营困境或不可抗力事件，都可能使一方陷入无法履行合同义务的窘境。一份清晰、严谨、符合法律规范的"不能履行合同的情况说明"（或称"履行障碍说明"）便成为化解争议、界定责任、维护商业信誉的关键工具。它远非简单的告知，而是法律义务的履行与风险控制的核心环节。
法律依据与性质
《中华人民共和国民法典》第五百六十三条明确规定了合同法定解除的情形，其中就包括"因不可抗力致使不能实现合同目的"以及"在履行期限届满前，当事人一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务"。情况说明的核心作用，正是为援引此类法律规定提供事实基础与初步证据。
从性质上看，一份有效的情况说明具有多重法律属性：它首先是一份履行通知义务的文件，满足《民法典》第五百九十条关于不可抗力通知的要求；它构成对合同履行障碍的事实陈述与初步举证；它可能成为后续协商变更、解除合同或界定违约责任的重要依据。最高院在相关判例中强调，主张免责一方需对履行障碍的存在及其与不能履约之间的因果关系承担举证责任，情况说明正是启动这一过程的首要步骤。
核心要素与内容
一份完备且具有法律效力的"不能履行合同的情况说明"，其内容绝非随意书写，而应严谨包含以下核心要素：
1. 明确合同信息与背景：清晰列明合同各方主体名称、合同签订日期、合同编号（如有）、合同标的等基础信息。简述合同目的及待履行之核心义务，为后续说明障碍提供语境。
2. 详尽描述履行障碍：这是说明的核心。需具体、客观、真实地阐述导致无法履行的具体原因（如自然灾害详情、政策法规具体条文及生效日期、关键供应商破产证明、突发重大技术故障细节等）。切忌笼统模糊，如仅称"因客观原因"或"遇到困难"。
3. 阐明因果关系：必须清晰论证所述障碍如何直接且必然地导致合同义务无法履行（或无法按期/完全履行）。需说明该障碍是签约时无法预见、发生时无法避免且无法克服的（尤其援引不可抗力或情势变更时）。
4. 提供初步证据：随附或指明可支撑所述障碍存在的初步证据材料（如气象灾害证明、公告文件、第三方破产公告、检验报告、相关照片视频等）。证据链的完整性直接影响说明的可信度。
5. 表达立场与沟通意愿：明确说明己方因此无法履行合同义务的立场。应表达积极沟通的意愿，提出初步处理建议（如希望协商延期、部分履行、变更条款或解除合同等），展现解决问题的诚意。
典型应用场景
该范本在多种合同履行困境中具有普适性，尤其在以下场景不可或缺：
不可抗力事件：如自然灾害（地震、洪水、极端天气）、突发公共卫生事件（重大疫情）、战争、骚乱、紧急行为（如征用、禁令）等。《民法典》第五百九十条明确规定，因不可抗力不能履行合同的，应及时通知对方以减轻可能造成的损失。此时的情况说明是法定的通知义务载体。
情势变更：合同成立后，发生当事人在订立合同时无法预见的、不属于商业风险的重大变化（如原材料价格异常暴涨、汇率剧烈波动、特定行业政策突然转向），导致继续履行对一方明显不公平或无法实现合同目的。最高人民***关于情势变更的司法解释要求主张一方需提供充分证据，情况说明是启动此程序的关键文件。
第三方依赖失败：当合同的履行高度依赖于特定第三方的行为或供应（如关键供应商倒闭、唯一物流渠道中断、许可审批被意外驳回），且该依赖关系在合同中约定或隐含，该第三方的失败导致己方无法履约时，需通过情况说明清晰阐述这一因果关系链条。
撰写技巧与要点
要提升情况说明的法律效力和沟通效果，撰写时需注意以下关键技巧：
及时性原则：发现履行障碍后，立即启动说明的起草与发送流程。拖延通知可能被视为未积极履行减损义务或对障碍不成立，甚至被对方追究扩大损失的赔偿责任。法律通常对不可抗力的通知设有时限要求。
客观真实原则：所有陈述必须基于事实，严禁虚构或夸大。任何不实陈述不仅使说明无效，更可能构成欺诈，导致更严重的法律后果和信誉崩塌。诚实信用是《民法典》的基本原则。
专业严谨措辞：使用正式、准确、专业的法律和商业语言。避免情绪化、主观臆断或指责性言论。清晰界定"不能履行"（完全无法）与"履行困难"（可部分或延期履行）的区别。
证据导向思维：整个说明的构思应围绕"如何证明所述情况"展开。每一关键事实点，都应思考并准备好相应的支撑证据或证据线索。证据的证明力是关键。
明确沟通对象与方式：确保将说明发送给合同约定的或有权代表对方的联系人。优先采用可留痕的方式（如邮政快递、公证送达、电子邮件并请求回执），并保留好发送凭证，这是证明已履行通知义务的直接证据。
风险防控与效用
规范使用情况说明范本，是合同风险管理的重要组成部分：
界定责任，避免违约扩大：及时有效的说明，有助于清晰界定履行障碍的性质（是否构成免责事由），防止对方因不知情而扩大损失，进而避免己方承担不必要的赔偿责任（如《民法典》第五百九十一条的减损规则）。
启动协商，寻求最优解：一份详实、有据、态度诚恳的说明，为双方在困境中展开建设性对话奠定了基础。它传递了寻求解决方案而非简单逃避责任的信号，有助于促成合同变更、延期或友好解除，降低诉讼风险。
固定证据，保护己方权益：在后续可能的仲裁或诉讼中，这份及时发出、内容详实、附有初步证据的情况说明，将成为证明己方遭遇履行障碍、已履行通知义务、并试图减损的关键证据，是主张免责或减轻责任的有力武器。
维护商业信誉：即使最终仍需承担部分责任，规范透明的沟通本身也体现了企业的专业素养和诚信态度，有助于在困难时期维护重要的商业关系和声誉资本。
总结与前瞻
一份精心撰写的"不能履行合同的情况说明"，在合同意外受阻时扮演着至关重要的角色。它不仅是对法律义务的履行，更是风险控制、责任界定、损失减损、争议预防及维护商业信誉的战略性工具。其核心价值在于通过及时性、真实性、证据性、专业性的沟通，将不可控的履行困境转化为可控的风险管理过程，为合同各方在逆境中寻求公平、合理的解决方案铺设道路。
企业应当充分重视此类说明文件的范本建设与运用培训，将其纳入合同管理体系。未来研究可进一步探索不同行业、不同合同类型下履行障碍说明的差异化特点，以及数字化技术（如区块链存证、智能合约触发通知）在提升通知效率与证据效力方面的应用潜力。唯有将合规沟通内化为商业习惯，方能在充满不确定性的市场中行稳致远。
