会计档案作为记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，其管理的规范性直接关系到会计信息的真实性、完整性以及后续审计、查证的效率与效力。在会计档案管理的全流程中，整理与装订是承上启下的关键环节，其质量直接影响档案的保管、检索与利用。那么，究竟谁应承担起会计档案整理与装订的核心责任？对这一问题的清晰界定，是确保会计档案管理工作有序高效运行的基础。
责任主体的法定确认
会计档案整理与装订的责任主体并非随意指定，而是具有明确的法律法规依据。我国《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）第五条明确规定：“单位会计机构负责会计档案的整理、立卷、装订、保管等具体工作。” 这一条款清晰地将会计档案形成初期（即整理、立卷、装订）的核心责任赋予了单位的会计机构或会计人员。财政部会计司在相关解读中亦多次强调，会计人员对自身形成的会计资料负有整理归档的首要责任。
该办法第十条也指出：“单位档案机构负责管理本单位的会计档案。单位会计机构临时保管会计档案最长不超过三年。” 这进一步明确了在会计档案正式移交档案机构之前的过渡期内，会计机构仍负有保管责任，自然也包括对档案整理与装订质量的持续负责。这些规定共同构成了确认责任主体的直接法理基础，强调了会计工作在档案形成阶段的主导作用。
法规制度的明确依据
国家层面的规章制度为会计档案管理提供了基本框架。《会计法》第二十三条规定：“各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。” 这确立了单位建立和保管会计档案的总体义务。而《会计档案管理办法》则是对《会计法》的细化，其第五条直接指向了责任主体——单位的会计机构。
财政部与国家档案局联合发布的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）等配套文件，虽然主要针对电子会计档案，但其基本原则——即业务形成部门（会计部门）对会计资料的规范性、完整性、可读性等负责——同样适用于纸质档案的整理与装订环节。这些法规共同构建了一个体系，反复确认和强化了会计部门在会计档案前端处理（包括整理装订）中的核心地位。
岗位职责的必然要求
从会计工作的具体内容和流程来看，由会计人员负责档案的初步整理与装订具有天然的合理性和效率优势。会计人员是会计凭证、账簿、报表等资料的直接生成者和第一经手人。他们对经济业务的来龙去脉、凭证之间的逻辑关联、账簿的登记规则最为熟悉。这种业务上的“亲历性”使得会计人员在识别凭证种类、检查单据完整性、判断资料重要性、确保编号连续性等方面具有不可替代的优势。
具体而言，会计人员的职责通常包括：审核原始凭证的合法性、合规性；编制记账凭证；登记相关账簿；编制会计报表。在完成这些核心工作后，将相关的凭证、账簿、报表等按照规范要求进行整理、排序、粘贴（如果需要）、编号、装订成册，是会计工作流程的自然延伸和闭环管理的内在要求。将此环节交由档案人员或其他部门处理，不仅增加了交接成本，更容易因对业务背景理解不足而导致归档错误或遗漏。
特殊情形下的责任落实
尽管法规明确由会计机构负责，但在单位内部具体执行时，责任主体仍可能因单位规模、管理模式的差异而呈现不同形态。在小型企业或机构，会计人员数量有限，甚至由一人兼任多项职责（如出纳、记账、档案整理）。该会计人员即是整理与装订工作的直接责任人。单位应确保其具备相应的知识和技能，或者提供必要的培训和指导。
另一种常见情形是业务外包。部分单位可能将会计工作（包括后续的档案整理装订）外包给专业的记账公司或档案服务机构。在此模式下，外包合同必须清晰界定服务范围和质量标准。根据《会计档案管理办法》的精神和合同约定，单位作为委托方，仍负有最终的档案管理责任。单位会计机构或指定人员需对外包服务商完成的整理装订质量进行监督、检查和验收，确保其符合国家及单位内部规定，不能因外包而完全免除自身的管理责任。
监督与保障机制
明确责任主体是基础，确保责任有效落实则需配套的监督与保障机制。单位内部应建立明确的会计档案整理装订操作规范和质量标准，详细规定各类会计档案的整理方法、装订要求（如封面信息、厚度、线装方式）、完成时限等，使会计人员有章可循。将会计档案整理装订的质量纳入会计人员及相关负责人的岗位绩效考核体系，与奖惩挂钩，是驱动责任落实的关键。
内部审计和外部监管构成双重保障。内部审计部门在进行财务审计或专项检查时，应将会计档案的规范性（包括整理装订质量）纳入检查范围。财政部门、档案行政管理部门以及注册会计师在执行监督、检查或审计工作时，也会关注会计档案的管理状况。档案部门在接收会计机构移交的档案时，必须履行严格的交接手续和内容检查，对不符合整理装订要求的档案有权要求退回整改，这构成了对会计机构工作质量的重要把关环节。国家档案局在相关业务指导中，也强调档案部门要加强对归档文件质量的检查验收。
会计档案的整理与装订并非一项简单的“手工活”，而是会计工作不可或缺的组成部分，是确保会计信息历史价值得以完整、有序、长久保存的关键步骤。基于现行法律法规的明确规定、会计工作的内在逻辑要求以及效率最优原则，单位会计机构及其会计人员是承担此项核心责任的第一主体。单位档案部门、内部审计以及外部监管力量则共同构成了监督与保障体系。
清晰界定责任主体并保障其有效履行，对于提升会计基础工作质量、保障会计信息安全完整、满足审计查证和法律诉讼需求、乃至维护社会经济秩序具有深远意义。展望未来，随着电子会计凭证的广泛应用，会计档案的“整理”内涵可能向自动化、标准化、结构化方向深度演变。无论载体如何变化，明确业务形成部门在确保数据/资料初始规范性方面的主体责任，这一核心原则应一以贯之。单位需持续加强对会计人员的档案管理意识与技能培训，优化内部流程与考核机制，并积极探索电子档案环境下高效、安全的“整理”与“封装”新技术与新方法。
